Führung und Motivation durch Projektleiter

Expertenvideos – Serie 1, Teil 1:
Wie führe und motiviere ich als Projektleiter meine Projektbeteiligten?

Der Projektleiter übernimmt die Führung des Projektes, d.h. er wird über den Projektlebenszyklus hinweg das Projekt leiten. Im generischen Projektlebenszyklus ist das die Projektinitiierung, Projektplanung, Projektdurchführung und Projektübergabe. Und er hat die Aufgabe damit, die vom Projektsponsor und Projektlenkungsausschuss gewünschten Ziele in der Praxis umzusetzen. Das ist die primäre Aufgabe des Projektleiters.

Aber wie sieht jetzt genau Führung aus? Was heißt das? Führung kann als die Aufgabe zu motivieren definiert werden. Im Projekt ist damit die Motivation durch den Projektleiter in Bezug auf die am Projekt beteiligten Personen gemeint.

Wie ist dabei Motivation im Projekt zu verstehen? Motivation im Projekt kann definiert werden als: Die am Projekt beteiligten Personen sollen pro-aktiv und freiwillig das gemeinsame Projektziel verfolgen. Natürlich jeder mit seiner Rolle und den damit verbundenen Aufgaben im Projekt.

Genau hier stellt sich die Frage, wie Motivation durch Projektleiter in der Praxis erreicht werden kann. Welche spontanen Möglichkeiten stehen einem Projektleiter zur Verfügung, um z.B. das neue Projektteam von fünf Personen, die jeweils zu 50% dem IT-Projekt zur Verfügung stehen, zu motivieren?

1. Reden als Möglichkeit zu motivieren?

Als extrovertierten und exzellenter Redner kann der Projektleiter mit einer flammenden Rede das neue Projektteam versuchen verbal zu motivieren. Natürlich kann eine Persönlichkeit, welche mit diesen Fähigkeiten ausgestattet ist, das Feuer der Motivation in den Augen des Projektteam anzünden.

Doch für wie lange? Im Normalfall werden die fünf Projektteammitglieder auch sehr schnell wieder im Trott und Stress außerhalb der Projekttätigkeit sein und die Gefahr, dass diese Art der Motivation sehr schnell verpufft ist sehr groß.

Auch Einzelgespräche können ähnlich ablaufen, erst kann die Motivation in dem Gespräch entfacht werden aber mittelfristig die Ernüchterung durch das Tagesgeschäft immer wieder das große Risiko für die Projektmotivation.

Damit ist langfristige Motivation von Projektanfang bis Projektende, z.B. des Projektteams über „Reden“, eine fragliche Sache. Vor allem, wenn die dazu notwendigen Fähigkeiten bei einem Projektleiter nicht stark genug ausgeprägt sind.

2. Belohnung als Möglichkeit zu motivieren?

Eine weitere Möglichkeit, die in der Praxis gerne eingesetzt wird, ist die Belohnung. Dabei werden den einzelnen Projektteammitgliedern Belohnungen versprochen, wenn gewisse Ziele erreicht werden. Diese sogenannten „tangible extrinsic rewards“ können sehr einfach in Geldeinheiten gemessen werden. Das einfachste Beispiel ist der Bonus. Es können aber auch Urlaub, Schulungen, neue Position, Beförderung etc. sein.

In dem Beispiel der fünf Projektteammitglieder, kann der Projektleiter wieder über Gespräche sicherlich herausfinden, welche Art der Belohnung dem Einzelnen gefällt. Diese Belohnung muss der Projektleiter dann nur noch an messbare Ziele ketten.

Aber genau das kann in der Praxis eine große Herausforderung werden, denn auf der einen Seite müssen die Ziele messbar für jeden Aufgabenbereich eines jeden Projektteammitglieds definiert werden und zwar so, dass die Innovation des Projektes nicht eingeengt wird.

Selbst wenn das umgesetzt wurde, dann muss auf der anderen Seite während der gesamten Projektlaufzeit jeder Change Request gegen die individuellen Zielvereinbarungen geprüft und ggf. die Zielvereinbarung angepasst werden. Und als das noch nicht genug wäre, dann kommen auch noch die Forschungsergebnisse dazu. Die Ergebnisse einschlägiger Studien zeigen deutlich die Komplexität dieser Thematik auf, indem was weiterhin alles zu beachten ist.

Leider werden aber oft keine anderen Möglichkeiten gesehen und deswegen setzt der Projektleiter und Projektsponsor (der das Budget dazu freigeben darf) das Mittel der Belohnung als Motivator ein. Der extrovertierte und exzellente Projektleiter in unserem Beispiel wird damit für vier der fünf Projektteammitglieder einen monetären Anreiz finden. Nur für das fünfte Projektteammitglied konnte er keinen monetären Anreiz finden.

3. Anordnung als Möglichkeit zu motivieren?

Hier kann der Projektleiter zu einer weiteren Möglichkeit greifen. Der Anordnung. In dem Beispiel ist der Projektsponsor der Vorstand des Unternehmens. Und genau ihn bittet der Projektleiter das fünft Projektteammitglied anzurufen. Der Projektsponsor macht das und erklärt in einem kurzen Gespräch dem fünften Projektteammitglied, dass er der Mann der Stunde ist.

Natürlich wird das fünfte Projektteammitglied jetzt mitmachen, nachdem es sich von dem Schock, dass der Vorstand ihn angerufen hat, erholt hat. Wobei der Projektleiter jetzt nicht weiß, ob das fünft Projektteammitglied jetzt motiviert ist, weil es der Mann der Stunde ist oder der Druck eines Gesprächs mit dem Vorstand ist.

Die Frage, ob darüber überhaupt Motivation im Projekt zu erzeugen ist, wird mit der folgenden Zusammenfassung überflüssig.

Zusammenfassung

Die drei genannten Möglichkeiten – Reden, Belohnung, Anordnung –, um die fünf Projektteammitglieder für das Projekt zu motivieren, können bereits jetzt kritisch diskutiert werden. Anders formuliert: mit Reden, eine Belohnung versprechen und der Anordnung ist es bereits jetzt fraglich, Projektbeteiligte zu einen pro-aktiven und freiwilligen Handeln für ein gemeinsames Projektziel zu motivieren.

Dazu kommen noch drei weitere Fragen, die im Projektumfeld zu beachten sind, wenn es um die Motivation mit den oben genannten Möglichkeiten geht:

Hat ein Projektleiter überhaupt die Zeit, die Motivation aller Projektbeteiligter über Reden zu erreichen?
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In dem oben genannten Beispiel ging es um fünf Projektteammitglieder bei einem Projektstart. Was passiert jetzt bei Projekte mit 10, 50 oder 100 Projektteammitgliedern?
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Kann ein Projektleiter mit allen sprechen? Und wenn es um die Motivation geht, dann wird ein Gespräch nicht ausreichend sein, denn Motivation kann sich über Zeit verändern.Wie sieht es mit den übrigen Projektbeteiligten aus? Es reicht bereits eine Person aus, die ein Projekt der Motivation berauben kann. Diese Person kann z.B. im Lenkungsausschuss sitzen, zu den späteren Nutzern gehören, ein externer Lieferant oder der Betriebsrat sein.
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Auch hier muss der Projektleiter die Motivation sicher stellen. Die Zeit, Motivation durch Projektleiter über Reden bei allen Projektbeteiligten zu erreichen, steht dem Projektleiter vermutlich nicht zur Verfügung.

Hat der Projektleiter ausreichend Budget, um alle Projektbeteiligte über Belohnungen zu motivieren?
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Ob Motivation über Belohnung zu erreichen ist, ist bereits fraglich. Und dazu stellt sich noch die Frage, ob überhaupt ausreichend Budget dafür vorhanden ist. Für fünf Projektteammitglieder sollte die Budgetfrage mit einem deutlichen ja beantwortet werden können. Wie sieht es jetzt aber bei Projekten mit 10, 50 oder 100 Projektteammitgliedern aus?
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Wie verhält es sich zusätzlich z.B. mit dem Neidfaktor – jeder im Unternehmen weiß irgendwann, dass jedes Projektteammitglied einen Bonus bekommt. Nicht aber dessen Manager, nicht die Mitglieder des Lenkungsausschuss und auch nicht die Personen, die dem Projekt zuarbeiten und nicht im Projektteam sitzen.
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Konsequenter Weise müssten auch diese Personen eine Belohnung versprochen bekommen, denn jeder einzelne Projektbeteiligte kann dem Projekt die Motivation rauben.In mittleren und großen IT-Projekten kann davon ausgegangen werden, dass ca. 3-5% der Projektbeteiligten im Projektteam sitzen.
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In unserem Beispiel könnten also insgesamt ca. 100 Projektbeteiligte existieren. Hat das Projekt auch dafür ausreichend Budget? In der Regel nicht.
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Kann der Projektsponsor jeden Projektbeteiligten anrufen und damit motivieren?
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Hat der Projektsponsor überhaupt die Fähigkeit – jemanden mit einem Anruf zu motivieren – und hat er dazu auch noch die Zeit jeden Projektbeteiligten anzurufen. In der Praxis ist davon üblicherweise nicht auszugehen.

Motivation in Projekten

Der Grund, warum Reden, Belohnung und Anordnung nicht zu der gewünschten Motivation bereits während des Projektaufbaus führt, ist: Motivation kommt von innen. Motivation kann nicht von außen mit einer Spritze oder Tablette verabreicht werden.

Doch genau das wurde hier versucht. Um jetzt die gewünschte Motivation aller Projektbeteiligter aufzubauen, sollte demnach anders vorgegangen werden.

Die Motivation (von innen) kann erreicht werden, indem der Projektleiter das Projekt so interessant für den einzelnen Projektbeteiligten macht, das jeder Projektbeteiligte von sich (d.h. von innen) heraus bei diesem Projekt mitmachen will, sein Expertenwissen einbringen will und bis zum erfolgreichen Projektende dabei sein will.

Die Formulierung zeigt bereits den Unterschied – der Projektbeteiligte will mitmachen! Es ist sein Wunsch und er macht es gerne. Mit dieser Einstellung wird er pro-aktiv und freiwillig dem gemeinsamen Projektziel nachgehen. Jetzt ist er motiviert für das Projekt.

Kommen wir zurück zu der Frage dieses Artikels und damit zur Antwort: Führung ist die Aufgabe des Projektleiters zu motivieren und die Motivation kann erreicht werden, indem der Projektleiter ein Projekt aufbaut, aus dem sich jeder Projektbeteiligte selbst – also von innen heraus – motivieren kann.

Und das wirft die nächste Frage für den zweiten Teil dieser Serie auf: Wie kann ich ein motivierendes Projektfundament aufbauen?