Motivierendes Projektfundament aufbauen

Expertenvideos – Staffel 1, Teil 2: Wie kann ich ein motivierendes Projektfundament aufbauen?

Im ersten Teil dieser Staffel habe ich dargelegt, warum aus meiner Sicht Motivation den am Projekt beteiligten Personen nicht von außen, wie mit einer Spritze oder Tablette, verabreicht werden kann.

Wahre Motivation kommt nur von innen. Und genau dafür kann ich als Projektleiter mein Projekt so aufbauen, dass sich die Projektbeteiligten über das Projekt selbst motivieren. Ein motivierendes Projektfundament, so dass die Projektbeteiligten mitarbeiten wollen, ihr Expertenwissen einbringen wollen und bei erfolgreichem Projektende auch auf jeden Fall stolz auf ihre Leistung, auf ihren Beitrag sein wollen.

Heute im zweiten Teil geht es genau um die Frage, wie das erreicht werden kann: Wie kann ich ein motivierendes Projektfundament aufbauen?
Damit jetzt mit dem Aufbau eines solchen motivierenden Projektfundaments, in dem sich die Projektbeteiligten nachhaltig motivieren können, also freiwillig und pro-aktiv dem gemeinsamen Projektziel nachgehen, begonnen werden kann, muss identifiziert werden, wer zu den Projektbeteiligten überhaupt gehört.

Während die Auflistung der Mitglieder des benötigten Projektteams relativ einfach ist, ist die Identifizierung aller späteren Nutzer schon komplexer.

Das sind – z.B. bei einem Softwareprojekt – die User der Software auf der einen Seite und auch alle Personen, die das Ergebnis und die damit verbundenen Verbesserungen nutzen.

Beispielsweise auch der Abteilungsleiter der User oder die Geschäftsführung, im Unternehmen in dem die neue Software z.B. deutliche Durchlaufzeitverbesserungen von Bestellungen und Lieferungen bringt.

Dazu kommen die Lieferanten, interne Personen an die meist spontan nicht gedacht wird. Ebenso der Betriebsrat besonders wenn personenbezogene Daten verarbeitet werden und die Projektbeteiligten von Konkurrenz- und/oder Parallelprojekten.

Alle diese Personen haben auf Ihre spezielle Art und Weise ein Interesse an diesem Projekt.

All diese Personen und deren Interesse sollten bekannt sein. Aus Erfahrung kann ich Ihnen sagen: „es reicht bereits eine Person, die unabhängig von ihrer Rolle im Projekt, das Projekt erschweren kann. Eine Person, die drei Sätze an der richtigen Stelle fallen lässt und damit die aufgebaute Motivation im Projekt völlig ruiniert.“

Aus diesem Grund ist es wichtig zu wissen, wer diese Projektbeteiligten alle sind. Um das zu klären, arbeite ich mit folgenden zwei Fragen:

Wen benötigen wir alles in unserem Projekt?
Gerade beim Aufbau des Projektes kann hier sehr strukturiert eine Übersicht erstellt werden. Das geht von dem benötigten Fachwissen und den Namen dieser Wissensträger über die Mitglieder des Lenkungsausschuss bis hin zu den interessierten Personen, von denen ich Unterstützung in meinem Projekt benötige.
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Wen benötigen wir alles in unserem Projekt?
Gerade beim Aufbau des Projektes kann hier sehr strukturiert eine Übersicht erstellt werden. Das geht von dem benötigten Fachwissen und den Namen dieser Wissensträger über die Mitglieder des Lenkungsausschuss bis hin zu den interessierten Personen, von denen ich Unterstützung in meinem Projekt benötige.

Die Beantwortung dieser Fragen, kann in Abhängigkeit der Projektgröße sehr schnell sehr umfangreich werden und der Einsatz eines Tools ist ratsam. Hier setze ich mein Winning Team System ein. Es ist ein generisches Rollenkonzept, mit dem ich die beiden Fragen beantworte und alle Projektbeteiligten eintrage. Zusätzlich werden die Projektbeteiligten nach ihrem Interesse im Winning Team System strukturiert.

Die erste Gruppe sind die Contribution Stakeholders. Das sind alle Projektbeteiligten, die mit ihrer Arbeitsleistung einen Beitrag zu meinem Projekt leisten. Neben den Mitgliedern im Projektteam sind das auch alle Personen wie z.B. ein Mitarbeiter im Einkauf, der z.B. Hardware für unser Projekt bestellt. Auch wenn dieser Projektbeteiligte nicht im Projektteam sitzt, so ist er über seine Arbeitsleistung ein Contribution Stakeholder.

Zu der zweiten Gruppe gehören alle Personen, die das Ergebnis des Projektes nutzen, die Direct Stakeholders. Dazu gehören die Mitglieder des Projektlenkungsausschuss, die User z.B. einer Software und alle die das Projektergebnis auf irgendeine Art und Weise nutzen, wie der Abteilungsleiter der User.

In der dritten Gruppe sind die Indirect Stakeholders. Diese Personen haben ein Interesse an unserem Projekt, tragen allerdings keine Arbeitsleistung bei und werden das Ergebnis des Projektes nicht für sich direkt nutzen. Dennoch wollen auch diese Personen involviert sein. Wie z.B. der Betriebsrat, wenn personenbezogene Daten im Projekt verarbeitet werden.

Hier auf dieser Internetseite im Menüpunkt kostenlos finden Sie völlig unverbindlich mehr Informationen über das Winning Team System und wie Sie selbst Ihre Projektbeteiligten mit diesem System Tool-gestützt auf einfach Art und Weise strukturieren können.

Mit dieser strukturieren Vorgehensweise beantworte ich beiden oben gestellten Fragen und ich weiß, wen ich in meinem Projekt benötige und auch, dass ich keine Person übersehen habe, da ich gegen das Organigramm und meine Kenntnisse über das Unternehmen geprüft habe.

Gerade in mittleren und großen Projekten kann die Anzahl der Projektbeteiligten sehr groß werden. Hier ist es wichtig eine Unterscheidung, eine Regel, zu haben, wen ich bei dem Aufbau meines nachhaltigen Projektfundaments in welcher Reihenfolge berücksichtige.

Aus zeitlichen Gründen ist es bei einer hohen Anzahl an Projektbeteiligten nicht möglich, dass ich mich um jeden Projektbeteiligten sofort kümmere. Das bringt mich zu der Frage für den 3. Teil:

Auf welche Projektbeteiligten sollte ich wann ganz besonders achten?

Basierend auf den Rückmeldungen noch ein Wort zu den Soft-Skills. In dieser ersten Staffel geht es darum ein Projektfundament aufzubauen, aus dem sich jeder Projektbeteiligte selbst motivieren kann. Der Grund – Motivation kommt von innen, d.h. der Projektbeteiligte sieht das Projekt mit dem Projektziel und den Tätigkeiten, die er dabei übernehmen kann. Genau daraus muss er sich selbst motivieren.

Aus meiner Sicht helfen hier – für den Aufbau des motivierenden Projektfundaments – die Soft-Skills nur eingeschränkt, d.h. sie sind noch nicht wesentlich.

Die Soft-Skills werden dann wesentlich, wenn es darum geht die Motivation über die gesamte Projektlaufzeit auf einem hohen Niveau zu halten. Basierend auf dem stabil aufgebauten Projektfundament und bedingt durch die auftretenden Ereignisse im Projektverlauf, kann sich Motivation über Zeit verändern. Gerade in der längsten Projektphase, der Durchführungsphase, tragen die Soft-Skills wesentlich dazu bei, die Motivation auf dem hohen Niveau zu halten.

Aus diesem Grund werde ich dafür eine eigene Expertenvideo-Staffel drehen, in der ich im Detail auf die Soft-Skills und den dazugehörigen Themen wie Vorbildfunktion des Projektleiters und Loben etc. eingehen werde.