Mit Projektmanagementmethode die Ursache auflösen

 

Expertenvideos – Staffel 1, Teil 7: Wie löse ich mit meiner Projektmanagementmethode die Ursache schnell auf?

Der siebte Teil dieser Staffel zur Projektsteuerung geht auf die Frage ein, wie ich mit meiner oder jeder anderen Projektmanagementmethode, die identifizierte Ursache schnell und effektiv in Wohlgefallen auflösen kann. In den vorhergehenden Teilen habe ich Ihnen erklärt, wie wir die Ursache, den blockierenden Sachverhalt, gezielt herausfinden können.

Im letzten Teil hatte ich das Beispiel des Arztbesuchs geschildert. Wichtig ist für mich in diesem Zusammenhang die Tatsache, dass ein oder zwei gefundene Symptome keinen Rückschluss auf den blockierenden Sachverhalt erlauben.

Mit ausreichenden Symptomen und unterstützt mit der dahinter liegenden Checkliste(n) nehme ich die Einschätzung vor und als Ergebnis vergebe ich dann ein Smilie, welches für das Level der Motivation steht. Damit ergibt sich dann ein Gesamtbild, welches den blockierenden Sachverhalt erklärt und warum der Projektbeteiligte derart handelt.

In dem Beispiel des Fachexperten stellte sich heraus, dass dieser Projektbeteiligte zur Mitarbeit in meinem Projekt „verdonnert“ wurde. Dieser Projektbeteiligte möchte auf jeden Fall noch Karriere machen. Das haben die Symptome ergeben. Aus der Sicht des Fachexperten wäre es viel interessanter gewesen, in einem anderen Projekt mitzuarbeiten. In diesem anderen Projekt war aus seiner Sicht die Aufmerksamkeit des Top-Management viel höher. Dort hätte er sich viel besser positionieren können, um dem Top-Management zu zeigen, wie gut er ist.

Das war die Situation und deswegen hatte ich diesem Projektbeteiligten für die Motivation über das Ziel einen roten Smilie (ärgerlich) vergeben. Auch wenn die Motivation über die Aufgabe einen besseres Level hatte, nämlich ein blauer Smilie (weinend), nahm ich für die gesamte Einschätzung, wie es die Methodik vorgibt, immer die ungünstigere Ausprägung. Hier eben der rote Smilie.

Die Projektsteuerung unterstützt hier wieder die Vorgehensweise, wie z.B. das es im Projektteam nur lächelnde und lachende Teammitglieder geben darf. Hier muss ich als Projektleiter mit geeigneten Mitteln und Handlungen also das Level der Motivation von ärgerlich, weinend oder neutral auf lächelnd oder lachend anheben. Nur mit dieser Konstellation kann ich in meinem Projekt ein Winning Project Team aufbauen. Das ist mein Ziel, denn das Projektteam macht die operative, technische Arbeit und nur mit einem motiviertem Projektteam kann mein Projekt zu einem Selbstläufer werden, das sehr erfolgreich wird.

Einsatz Ihrer/ jeder Projektmanagementmethode zur Lösung

Basierend auf dem blockierenden Sachverhalt setzen ich die Werkzeuge und Prozesse meiner Projektmanagementmethode ein. Hier spielt es keine Rolle, um welche Methode es sich handelt. Bildlich gesprochen mache ich meinen PM-Werkzeugkoffer auf und nehme mir genau die Werkzeuge und Prozesse zur Hand, um genau diesen einen blockierenden Sachverhalt aufzulösen.

In meinem Beispiel, ist es die Motivation über das Ziel, die ein rotes Smilie hat. Deswegen muss ich jetzt das Ziel für den Projektbeteiligten und danach ggf. auch die Aufgabe interessanter gestalten. In dieser Situation kann ich z.B. dem Fachexperten eine zusätzliche Aufgabe geben.

Dies kann die Ausarbeitung eines neuen Geschäftsprozess sein, den er dann nach der Freigabe des Projektteams, vorab mit einzelnen Mitgliedern des Lenkungsausschuss bespricht und dann auch selbst im Lenkungsausschuss vorstellen darf. Damit kann er beim Top-Management seine fachlichen Fähigkeiten unter Beweis stellen.

Zudem kann ich die Lösung für diesen blockierenden Sachverhalt sehr geschickt in das Projekt einbauen. Ziel ist es, das Projekt so aufzubauen, dass es interessant für den Fachexperten ist. Aus diesem Grund soll er sich dieser neue Aufgaben nehmen. Konkret bedeutet das, dass ich nicht mit ihm direkt reden werden, um ihm diese zusätzliche Aufgabe schmackhaft zu machen. Ich werde diese Aufgabe in einem Projektteammeeting vorstellen und erklären, dass der Prozess dann natürlich auch individuell mit einzelnen Top-Managern besprochen und danach im Lenkungsausschuss vor mehreren Top-Managern vorgestellt werden darf.

Damit möchte ich mein Projekt für den Fachexperten interessant gestalten. Der Fachexperte muss sich jetzt nur selbst dieser Aufgabe annehmen. Und das wird er machen, da es genau das ist, was er will. Auf diese Weise ist der Fachexperte pro-aktiv und freiwillig im Projekt dabei!

Erneute Einschätzung der Motivation

Nachdem der Fachexperte jetzt die zusätzliche Aufgabe übernommen hat, verändert sich seine Motivation über Ziel und Aufgabe auch. Deswegen muss diese jetzt neu eingeschätzt werden.

Je nach Persönlichkeit des Fachexperten wird sich das rote Smilie für Ziel in ein grünes (lächelnd) oder gelbes (lachend) Smilie verändern. Ähnlich wird sich auch das blaue Smilie für die Aufgabe verändern. Jetzt passe ich noch das Gesamtsmilie an und sehe im Winning Team System – Grundversion ein gut oder sehr hoch motiviertes Projektteammitglied.

Das Level der Motivation

Insgesamt gibt es fünf unterschiedliche Level für die Einschätzung der Motivation. Die Praxis hat gezeigt, das dies eine optimale Einteilung für das Projektgeschäft ist. Der Grund für diese fünf Levels ist die Notwendigkeit, dass ich entsprechend der Motivation mein Projekt aufbaue.

Während es bei dem ärgerlichen oder weinenden Level auf der Hand liegt, muss allerdings auch ein Projektbeteiligter der lächelnd oder lachend motiviert ist, anders in meinem Projekt eingebunden werden. Deswegen gibt es diese Unterscheidung, um eben die Integration der Projektbeteiligten von Projektanfang bis zum erfolgreichen Projektende auf einem hohen Level zu behalten.

Stellen Sie sich einfach den Projektsponsor vor. Gerade dieses Verhältnis zwischen Projektmanager und Projektsponsor ist besonders wichtig. Dazu finden Sie auch ein interessantes Podcast-Interview hier auf meinem Blog.
Unser Projektsponsor im Beispiel ist lächelnd dabei.

Hier ist es für mich ausreichend die üblichen Kommunikationsmittel einzusetzen: ein regelmäßiges Lenkungsausschuss Meeting alle drei oder vier Wochen, einen wöchentlichen Statusbericht und ggf. das eine oder andere informelle Gespräch, wenn es sich ergibt.

Bei einem lachenden Projektsponsor, die höchste Ausprägung, muss ich jedoch anders agieren. Hier reicht das vorher genannte nicht aus, denn er ist so hoch motiviert, dass er deutlich mehr involviert sein will. Deswegen werde ich ihm zusätzlich ein wöchentliches, kurzes, informelles Treffen vorschlagen z.B. Kaffeetrinken am Freitag Nachmittag. Zusätzlich biete ich dem Projektsponsor an, sich ab und zu mit in das Projektteammeeting zu setzen – und am besten ohne Krawatte und mit hochgekrempelten Ärmeln, um den Arbeitscharakter zu unterstreichen.

Mit diesem abschließenden Beispiel haben Sie jetzt erfahren, warum ich insgesamt fünf Levels der Motivation nutze und wie ich diese einsetze, um mein Projektfundament so aufzubauen, dass sich jeder Projektbeteiligte selbst daraus motivieren kann.

Damit bin ich eigentlich am Ende dieser Staffel und meiner Vorstellung der Projektsteuerung sowie deren Zusammenspiel mit jeglicher Projektmanagementmethode. Sie konnten nachvollziehen, wie ich mit meiner Projektsteuerung ein stabiles Projektfundament aufbaue, aus dem sich jeder Projektbeteiligte von Projektanfang bis zum erfolgreichen Projektende selbst motivieren kann.

Auf Grund der Rückmeldungen und Fragen zu dem Thema Projektziele habe ich kurzfristig noch einen achten Teil gedreht. Dieser achte Teil geht auf die Frage ein:

Wie setze ich die richtigen Projektziele?

Übersicht aller weiteren Teile dieser Staffel:

Und hier der Podcast für unterwegs:

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>>> Wichtig <<<

 

Kostenfreies Video:

Wie Sie mit

einer einfachen Methode

Ihr Projektteam

dauerhaft motivieren

und das Projektziel

dadurch sicher erreichen!