Projektleiter
Für die operative Planung und Steuerung eines Projektes ist der Projektleiter verantwortlich. Er trägt die Verantwortung, dass die Ziele des Projektes hinsichtlich der Termine, Kosten und der eigentlichen Sache (Erfüllung der Anforderungen aus dem Pflichtenheft) erreicht werden. Dazu legt er bei der Projektplanung Ziele fest und die dazu benötigten Ressourcen.
Wie weit die Kompetenz des Projektleiters reicht, hängt von der Leitungsstruktur der Projektgruppen ab, hierbei wird unterschieden:
- Wenn alle Gruppenmitglieder einer Projektgruppe gleichberechtigt, sind tragen sie gemeinsam die Verantwortung, hierbei spricht man von hierarchiefreien Projektgruppen.
- Werden Mitglieder innerhalb von Projektgruppen mit besonderen Kompetenzen ausgestattet, spricht man von hierarchischen Projektgruppen. Wer mit welchen Rollen hinsichtlich der Kompetenz und der daraus folgenden Verantwortung ausgestattet ist, wird in der Gruppenbildungsphase festgelegt.
Die Aufgaben des Projektleiters
Die Hauptaufgaben bestehen in der Planung der Ressourcen und des Budgets, außerdem auch in der Festlegung der Ziele des Projektes.
Definition des Projektes
Formulierung realistischer Projektziele: Welcher Zustand soll am Projektende herrschen (angestrebter Sollzustand)? Sofern noch es noch keine konkreten Zieldefinitionen gibt, hat er diese zusammen mit dem Auftraggeber abzustimmen. Als weiteres hat er das gesamte Projekt zu dokumentieren.
Bei der Projektorganisation
Vor allem die Rollendefinitionen, die Integration des Projektes in die Unternehmensstruktur sowie der Aufbau der projektbezogenen Team- und Kommunikationsstrukturen zählen hierzu. Bei der Auswahl der Mitarbeiter für die Teams muss darauf geachtet werden, dass der Skil stimmt. Auch sollten Teams nicht allzu groß werden. Als Faustregel sollte die Zahl 8 nicht überschritten werden.
Außerdem müssen Strukturen gesetzt werden um Chaos und daraus folgende Unsicherheiten zu vermieden.
Bei der Projektplanung
Die Hauptaufgabe während des Projektes ist dessen effiziente Planung, Steuerung und Koordination. Dabei helfen ihm Techniken wie die Netzplantechnik, eine Prozesskostenplanung und auch die Einsatzmittelplanung. Als neuere Instrumente der Planung kommen noch die Projektdefinition, eine Analyse des Projektumfeldes, Planung der Projektstruktur sowie diverse Workshops, zu Beginn, während des Projektes, und zu dessen Ende.
Alle diese Instrumente helfen Abhängigkeiten zu erkennen und die interne Kommunikation innerhalb des Projektes zu erleichtern.
In der Kommunikation
Im täglichen Projektgeschehen kann es bei der Weitergabe leicht zu Fehlinformationen kommen. Diese führt dann zur Demotivation der Beteiligten was wiederrum zu inneffizienter Arbeit führt. Deshalb sollte der Projektleiter immer darauf achten, dass der reibungslose Informationsaustausch jederzeit gewährleitet ist,
Bezüglich des Umfeldes
Da die Mitglieder des Projektteams oft aus verschiedensten Abteilugen kommen, entstehen auch abteilungsbezogene Interessen. Um diese zu vermeiden, hat der Projektleiter auch die Integrationsfunktion.
Aufgabe Projektcontrolling
Der Projektleiter überwacht die Projektleitsung, Einhaltung der Termine und nicht zuletzt die Kosten, und prüft, ob die vom Plan abweichen. Üblicherweise wird dies Aufgabe dann an einen Projektcontroller delegiert
Dokumentation des Projektes
Der Projektleiter hat dafür Sorge zu tragen, dass vom Projekt betroffene rechtzeitig und umfassend informiert werden.
Die Mitarbeiterführung
Auch wenn er kein direkter Vorgesetzter seiner im Projekt mitarbeitenden Kollegen ist, er also keine direkte Macht hat, liegt es in seinem Interesse, dass die Mitarbeiter motiviert sind und auch verlässlich gearbeitet wird.
Anforderung an einen Projektleiter
Ein Projektleiter sollte:
- Die Instrumente des Projektmanagements beherrschen, und diese auch anwenden können.
- Erfahren in der Projektarbeit sein.
- Immer auch einen Blick auf Ganze haben, besonders wichtig für die Koordination der Aufgaben.
- Über soziale Kompetenz verfügen, da er ja Projektgruppen führt.
- Verantwortung übernehmen.
Außerdem sollte er belastbar sein, mit Zeit- und Termindruck und Widerständen umgehen und sich ggf. durchsetzen können.
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Wer ist Dr. Martin Moss
Hallo, mein Name ist Dr. Martin Moss und ich helfe anderen Menschen Projekte gezielt und erfolgreich umzusetzen. Durch meine Forschungsarbeit habe ich neue Methoden und Tools entwickelt, die den Mensch im Projekt einbinden, berücksichtigen und steuern. Projekte sind von Menschen für Menschen!